言葉に「愛」を。文字で上手に気持ちを伝えよう！

こんにちは！ヤブシタです！
皆様いかがお過ごしでしょうか？

コロナウイルスが蔓延してる昨今、人と会う機会が減り
直接会話をすることが減っていますよね。

仕事関係でも、打ち合わせやスタッフ間でのちょっとした会話が減っているのは事実。

最近はZOOMというWebサービスなどもありますが、私は専らチャットを使用することが多いです。
文字のみだと直接会って話すよりも細かいニュアンスが伝わらなくなるので、その辺の注意が必要になってきます。

そこで今回は社内外問わず、お互いが気持ちよくコミュニケーションをするための心構えをご紹介いたします。
このブログでは仕事上の会話をメインにお話ししますが、プライベートでも気にかけた方がいい内容でもあるので、そこら辺も踏まえてご覧ください！

相手の名前を間違えない

まずは基本中の基本「相手の名前を間違えない」です。
もうこれはコミュニケーションをとる以前の問題ですね！
「そんなの間違えないに決まってる！」と思ってるかもしれませんが、ちょっとこちらをご覧ください。

「高橋」「山崎」「沢田」
「髙橋」「山﨑」「澤田」

よく見てみてください。字が違いますよね。
私もよく漢字を間違えられるので、こういうのには余計敏感なのです（笑）

やはり名前を間違われる側からすると「自分のことをそこまで思ってくれてないんだな〜」とか「適当な人なのかな」という印象を受けます。
些細なことかもしれませんが地味にショックを受けるので、漢字の中の中までよーく見ましょう。

声に出して読んでみる

次は「声に出して読んでみる」です。

「画像です。よろしくお願いいたします。モデルをどうするか・・・まだ決定しておりませんのですが。参考までにお送りします。」

「モデルをどうするかまだ決定はしておりませんが、参考までにロゴデータをお送りします。よろしくお願いいたします。」

さて、読んでみてどちらが心地よかったですか？
おそらく後者だと思います。前者はパッと見 問題なさそうですが、いざ読んでみると少しモヤモヤしますよね。

このように知らず知らずのうちに相手に「ん？」と思わせる文章を送っている可能性もあるので
一度声に出して、読んでみておかしくないかを確認しましょう。

相手は初めて読む文章だと思いこむ

続いては「相手は初めて読む文章だと思いこむ」です。
こちらをご覧ください。

「タイトルはこの間のでお願いします。内容については老人の写真が良いです。3候補くらいください。」

いやいや……

「まず何の話？」
「タイトルの“この間”っていつの？」
「何の3候補？」
「サイズ指定は？」
「どこに掲載するの？」

など挙げるとキリがありません。
制作に取り掛かる前に、いくつもの質問が出てきます。

↑の太字部分を事前に伝えておくとスムーズに作業に取りかかれると思うので、
もし誰かに仕事を依頼するときがあれば「これくらいで分かってくれるだろう」と思わず
はじめから相手の作業しやすい環境を作っていきましょう。

文末をあやふやにしない

次は「文末をあやふやにしない」です。

「パソコン同好会や美術同好会は部費がいりません。ただしテニス同好会は部費が…」
急にこの文章なに？と思われたかもしれません（笑）

これは私が中学一年生の時に配られたプリントに書いてあった文章です。

詳しく説明すると「同好会」というものは人数が少なく大会などもないため、部費などはいりませんよ。
でもテニス部は大会等もあるので費用がかかってきます。

ということなのですが、当時テニス同好会に入ろうと思っていた私は、最後が「…」で締められてて、後味悪いな〜と思いました。プリント作った人は気を遣ってくれているのでしょうけど、学校の資料だし最後までハッキリ言えよ！と。（笑）

なので言い換えるなら「パソコン同好会や美術同好会は部費は必要ありませんが、テニス同好会は大会などがあるため部費が必要になります。ご了承のほどよろしくお願いいたします。」

この言葉だったら素直に聞けて、当時の私は納得できたと思います。

補足ですが「…」というものは2セットで使うのが正しいそうです。コレが正解→「……」
「。。。」「、、、」「・・・」を使用する人も多いかと思いますが、それは誤りですね。

話が逸れてしまいました。
まとめますと「……」などは使った方が相手に感情が伝わる場合もありますが（このブログでも活用してます 笑）、指示などをする時は文末まで正確に伝えましょう。ということですね。

難しい漢字・読みにくい漢字はなるべく使わない

次は「難しい漢字・読みにくい漢字はなるべく使わない」です。

先程はお忙しい所、有り難う御座いました。弊社のパンフレットをお送り致します。
御多忙中の所大変申し訳ございませんが、確認宜しくお願い申し上げます。

先ほどはお忙しいところ、ありがとうございました。弊社のパンフレットをお送りいたします。
ご多忙中のところ大変申し訳ございませんが、確認よろしくお願い申し上げます。

前者は丁寧ですが、どこか堅苦しい感じがします。
もちろん相手がこのような言い方だったら合わせるのも良いと思いますが、
そういうのではなかったら、後者の言い方の方が読みやすいかなと思います。
思いやりの心でいきましょう！

時には絵文字・顔文字も

次は「時には絵文字・顔文字も」です。

ご不明な点等ございましたらサポートいたしますので、お気軽にご連絡いただけますと幸いです(^^)

〇〇の件、いかがでしょうか？(^^)

私はこんな感じで使っています。特に先方が絵文字・顔文字を使用される場合に使ったり、文章だけでは冷たく感じるときなどに使うといった感じです！
あと、文字だけだと怒っている感じに見えるときなど。
絵文字・顔文字を使うと相手との距離が近く感じて、何か良いアイデアが浮かんでくるかもしれません(￣ー￣)ｂ

全てに返答する

次は「全てに返答する」です。ん？どういうこと？例えばこんな感じです。

（私）ロゴの色の希望はございますか？
また、ロゴのイメージなどございますでしょうか？（クール系、かわいい系など）

（相手）水色がいいです

全てに回答されていない！

前者の質問には回答されているのですが、後者に関してはスルーされています。
これに関しては質問の仕方も考え直さなければいけないのかもしれないのですが、もし自分が回答する側だった場合、きちんと最後まで相手の文章を読まなければなと思いました。

その先に何をするのか（しなければいけないのか）
明確にする

次は「その先に何をするのか（しなければいけないのか）
明確にする」です。

（Aさん）〇〇できました！
（Bさん）ありがとうございます！

これなんか「ん？」って思うことありませんか？
恐らくお互いがこんなことを思ってるんではないでしょうか…？

（Aさん）（ちゃんと確認してくれたかな?）
（Bさん）（何すれば良いのかな?）

こういうやりとり結構見る機会多くないですか？！

依頼する側は、語尾に「確認お願いします」「連絡お願いします」
依頼される側も語尾に「確認します」「連絡します」
など次にどんなことをするのか（しなければいけないのか）を明確にするとお互いが理解でき、安心すると思います。

お互いがスムーズにやりとりするにはどうすれば良いかを考えて物事を発信していきましょう。

最初に感謝する（褒める）

最後になります！タイトルだけ聞くと怪しいですが（笑）

（私）〇〇できました！確認お願いします！
（相手）〇〇の△の部分字間違ってるよ……

的確に指示してくれたのはありがたいことですし、間違ってるのがいけないのですが、なんだかショック（涙）
あと個人的にやる気がそぎ落とされます。

では、これだとどうでしょう？

（私）〇〇できました！確認お願いします！
（相手）ありがとう！早くてとても助かりました。
一つ気づいたことは、〇〇の△の部分に誤字があるから修正お願いします！

褒められた(^^)
間違えた部分は次に同じ過ちを起こさないように気をつけなくちゃ！って素直に聞けませんか？

やはり自分が上司、部下どのような立場であっても最初に感謝は伝えた方が良いと思います。
そして、感謝された後のアドバイスの方が素直に聞ける気がします。
なので、私も最初にお礼を言うように心がけています。

まとめ

以上、9つ紹介しましたがいかがでしたでしょうか？
基本的なことばかりだったと思いますが、相手のことを思いやる気持ちに変わりはないと思います。
チャットやメールというものは形に残るものなので「自分が言われたらどんな気持ちになるか」を念頭に、いつも以上に気持ちの良い
コミュニケーションを心がけたいですね。

そして次ブログでお会いするときは、コロナウイルスが終息していることを願います(￣人￣)
それでは、ばいなら〜！