メールトラブルでまず確認しておきたいこと

お久しぶりです。西村です。

日々の業務であたりまえのように使用しているメール。
突然のトラブルでお困りになったことはありませんか？

今回はそんな時にどう対処すればスムーズに解決できるかをご紹介したいと思います。

どこに問題があるのかを確認しよう！

問題を解決するには、それがどのような問題かをはっきりさせることが大切です！
まずはどこに問題があるのか、下記のリストに沿ってを確認してみましょう。

• どのような状況で問題が起こったのか？
• 受信・送信はできるか？
• どのメールアドレスが問題なのか？
• エラーメッセージはないか？

どのような状況で問題が起こったのか？

まずは何をしようとしたら問題が起こったのか確認します。
例えば「新しくメールを使おうと設定している時」に問題があるのであれば、設定のどこかに間違いがある可能性が高いです。
弊社のホームページにも設定方法が載っているので、ここを参考にしながら進めてみましょう。
お客さまサポート

「今まで問題なく使用できていたのに、突然使えなくなった」といった場合であれば、残りのチェック項目も確認しましょう。

受信・送信はできるか？

受信だけできない、送信だけできない、どちらもできないなど、様々なトラブルがあります。
トラブルが起こっているメールとは異なるメールアドレスがあると検証し易いので、フリーメールなどの利用をオススメします。
これにより、ある程度原因の予想ができます。

例）
受信だけできない　->　メールボックスの容量？
送信だけできない　->　送信先でのトラブル？
送受信ができない　->　サーバー側の不具合？

どのメールアドレスが問題なのか？

ここでは例を混じえながら説明します。

AさんとBさんは同じ会社、Cさんは別の会社のメールを使用しているとします。

Aさんから社外のCさんに送った時にエラーが出た場合、AさんかCさんのどちらかに問題があります。
次に、社内のBさんからCさんに送った時にエラーが出なければ、これはAさんに問題がある可能性が高そうです。

このように検証を重ねることで、どのメールアドレスに問題があるのかを判断できます。

エラーメッセージはないか？

最も解決のヒントになるものが、エラーメッセージです。

使用しているメールソフトで表示されたり、送信先のサーバーから自動で返信されて来たりします。
エラーメッセージの内容を検索してみると、多くの解決のヒントが見つかるでしょう。
メールソフトのエラーはこちらで操作している時に発生するので分かりやすいですが、送信先から来るメールは英文メールの場合もあるので見落としがちです。

件名が「Undelivered Mail Returned to Sender」になっているものがよく見られるので、注意しましょう。

それでもやっぱり原因が分からない！

上記で挙げたもの以外にも、社内ネットワークの問題やウイルス対策ソフトとのバッティングなど、様々な可能性があります。
WEBの世界も日々進化しているので、これから先、新たな問題が発生する可能性も0ではありません。

弊社では、弊社サーバーをご契約されているお客様を対象に、メールに関するサポートも行っております。
こちらの記事の内容を確認された上でご連絡頂けると、よりスムーズな解決につながります。
お困りの際はお気軽にご相談ください。